為了規(guī)范采用通訊形式召開理事會及常務理事會事宜，根據《中國鍛壓協會章程》第四章第二十一條和第二十四條規(guī)定制訂本辦法。

第一條：條件及事項

不需當面討論、辯論，且需要通報理事會或常務理事會的事項；需要完善和征求意見的事項；其他非重大特殊事項，由于組織工作困難等原因而不得不采取通訊形式召開的會議。

中國鍛壓協會每屆通訊形式召開的理事會和常務理事會次數不能超過下列次數：

理事會：2次

常務理事會：5次

第二條：時間及期限

在沒有特別規(guī)定召開期限的情況下，通訊召開理事會及常務理事會的期限為發(fā)本次理事會或常務理事會召開文件之日起到發(fā)下次會議文件之時止。這期間可以分階段就某些事項內容進行意見征求、討論和形成決議。

第三條：形式和要求

秘書處以 “（   ）中鍛壓字（   ）號”文件的形式通知會議內容，并確定：意見返回形式；通過決議的方法及決議發(fā)布的形式等。通知中必須明確下列內容：

1．注明是第幾次理事會或常務理事會。

2．會議討論的內容，對要討論的內容必須以附件的形式提供詳細的介紹和說明，有計劃書的要提交計劃書；是文件的要提交全部文本文件作為附件。

3．必須以附件形式提供討論意見回執(zhí)表。

4．標明通過表決內容的時間表及完成決議的形式，需要反復征求意見的，必須反復征求。

第四條：一般程序

一般情況下，對會議的內容（表決的事項）必須進行一次意見和建議征集，再根據所征集的意見及建議對會議內容（表決的事項）進行修改或調整后，提交代表表決，也可以征集意見的同時進行一次性表決。

第五條：征集意見和表決

1．需要特別表決的，必須進行表決。

2．征集意見后就能形成文件或行動的，不再進行表決。

3．為了表決的有效性和征集意見的全面性，秘書處必須確保有關人員全部收到了征求意見和表決的文件等通知。

本規(guī)定自2013年9月起執(zhí)行。